Главного бухгалтера оформили по гражданско-правовому договору возмездного оказания услуг по ведению бухгалтерского учета. А может ли бухгалтер на основании такого договора и подписывать бухгалтерские и финансовые документы, т.е. иметь право второй подписи? Как прописать такое условие в ГП договоре?

Ответ

С 1 января 2013 г. в соответствии с ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Итак, решение о том, кто будет вести бухгалтерский учет в организации, принимает руководитель организации.

Для ведения бухгалтерского учета работодатель может привлечь физическое лицо на основании гражданско-правового договора.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации своим приказом. Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру клиента - юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета , на основании распорядительного акта клиента - юридического лица (п. 7.6 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И (ред. от 28.08.2012) "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)"). К таким лицам можно отнести и лицо, которому передано ведение бухгалтерского учета по гражданско-правовому договору. Соответствующий приказ составляется в произвольной форме (образец см. в доп. материалах). Прописывать такое условие в гражданско-правовом договоре необходимости нет.

При этом стоит отметить, что для ведения счетов всем иным лицам, кроме директора и главного бухгалтера, нужна доверенность, что следует из Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И.

Примечание:

При заключении ГПД нужно учесть, что такой договор заключается для выполнения разовых работ, для которых нецелесообразно принимать сотрудника по трудовому договору. Подробнее о порядке заключения ГПД см. в доп. материалах. Лицо, которое будет оказывать вам услуги по ведению бухгалтерского учета в рамках гражданско-правового договора, не будет занимать штатную должность главного бухгалтера (см. письмо УФНС в конце ответа)

Кроме того, следует отдельно обратить внимание на то, что с 01.01.2014 вступил в силу Федеральный закон от 28.12.2013 N 421-ФЗ, которым вводится прямой запрет на заключение ГПД, который фактически регулирует трудовые отношения между работником и работодателем. Отношения, возникшие на основании такого ГПД, работодателем по заявлению работника, предписанию госинспектора труда либо решения суда. Этим же законом КоАП РФ дополнен положением об ответственности за заключение ГПД, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем. Так, в случае такого нарушения работодателю грозит штраф в размере от 50 000 до 100 000 рублей, а в случае повторного нарушения - от 100 000 до 200 000 рублей. Неустранимые сомнения при рассмотрении судом споров о признании отношений, возникших на основании ГПД, трудовыми отношениями толкуются в пользу наличия трудовых отношений.

Подробности в материалах Системы БСС:

1. Ответ: Как организовать документооборот в бухгалтерии

Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно - непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Формы: Приказ об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 32
об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов

г. Москва 06.02.2014

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласно приложению.

2. Отделу кадров ознакомить с настоящим приказом лиц, поименованных в приложении к нему.

3. Контроль за выполнением данного приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов

	Должность, Ф.И.О.	Наименование документов	Примечание
	Генеральный директор, Львов А.В.	Все документы
	Главный бухгалтер, Глебова А.С.	Все документы
	Заместитель генерального директора, Тихомиров А.Н.	Платежные документы	За генерального директора в его отсутствие
	Заведующий складом, Беспалов П.А.	Товарные накладные на отгрузку товаров
	Старший бухгалтер, Зайцева В.Н.	Платежные документы	За главного бухгалтера в его отсутствие

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как заключить гражданско-правовой договор

Случаи заключения ГПД

Организация может заключить с гражданином как трудовой, так и гражданско-правовой договор на выполнение отдельных работ или оказание услуг. Как правило, гражданско-правовые договоры заключают на выполнение разовых работ, для которых нецелесообразно принимать сотрудника по трудовому договору. Это, например, ремонт офиса, компьютеризация отдела, перевод иностранной документации и т. п. Такие договоры регулируются гражданским законодательством. Их нельзя использовать для оформления штатных сотрудников, которые будут выполнять определенную трудовую функцию и подчиняться правилам трудового распорядка ( , ).

Внимание: в случае неправомерного заключения гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, такие отношения могут быть ( , ).

Виды гражданско-правовых договоров

К гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг), в частности, относятся:

договор возмездного оказания услуг ();

договор транспортной экспедиции ();

договор доверительного управления имуществом ();

Имейте в виду, что можно заключить договор как предусмотренный, так и не предусмотренный гражданским законодательством (). Поэтому в указанную группу гражданско-правовых договоров могут быть отнесены и другие соглашения с гражданами, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг).

Отличия гражданско-правового договора от трудового

При заключении гражданско-правового договора необходимо учесть ряд особенностей.

1. Трудовые отношения предполагают выполнение сотрудником работ по определенной специальности, квалификации или должности (). Работы выполняются на протяжении всего срока действия трудового договора. В отличие от трудового договора для гражданско-правового соглашения важен не процесс работы, а ее результат, который исполнитель обязан сдать организации. Как правило, если работы (услуги) выполнены и приняты, то обязательства человека перед организацией по ним прекращаются (). Наличие такого критерия, отличающего трудовой договор от гражданско-правового, подтверждает и арбитражная практика (см., например, апелляционные определения , постановления ФАС , Восточно-Сибирского округа , Московского округа , .

Совет редактора: в гражданско-правовом договоре на выполнение работ (оказание услуг) пропишите объем выполняемых работ. Например, не пишите, что человека берут водителем, укажите лишь его задачу: доставка груза по установленному маршруту. В гражданско-правовом договоре не указывайте, что гражданин приглашен на определенную должность. Любые ссылки на штатное расписание, тарифно-квалификационные характеристики работы, на конкретную профессию и специальность сотрудника могут быть основанием для признания такого договора трудовым (см., например, ).

2. Гражданско-правовой договор не может предусматривать обязанности человека подчиняться Правилам трудового распорядка или каким-либо другим локальным нормативным актам организации: приказам, распоряжениям руководителя организации (см., например, постановления ФАС , Северо-Западного округа , Восточно-Сибирского округа , Волго-Вятского округа , ).

3. Гражданско-правовой договор не может предусматривать выплату вознаграждения за сам труд исполнителя. Оплачивается лишь определенный результат. Труд исполнителя, который не привел к достижению установленного гражданско-правовым договором на выполнение работ или оказание услуг результата, организация может не оплачивать (см., например, постановления ФАС , Восточно-Сибирского округа , ).

Совет редактора: в гражданско-правовой договор не включайте условие о повременной оплате работ. Предусмотрите в нем сдельную оплату, то есть оплату за выполненную работу. Иначе (см., например, ). Так, например, в гражданско-правовом договоре не пишите, что деньги выплачиваются за 8 часов работы гражданина. Вместо этого укажите, какие конкретно работы (услуги) он должен выполнить, чтобы получить ту или иную сумму.

4. На граждан, работающих по гражданско-правовым договорам, не распространяются социальные гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (право на оплачиваемый отпуск, выплату больничных и т. п.) (см., например, постановления ФАС Поволжского округа , Уральского округа , Восточно-Сибирского округа , ).

5. Факт выполнения работ (оказания услуг) по гражданско-правовым договорам должен быть подтвержден документально. Например, актом или другим документом, удостоверяющим приемку (см., например, ).

Совет редактора: если исполнитель получает вознаграждение регулярно, вместо одного долгосрочного гражданско-правового договора заключайте ежемесячно отдельные договоры или предусмотрите авансовую систему расчетов. В гражданско-правовом договоре не предусматривайте регулярных ежемесячных выплат. Иначе ().

6. Определяя содержание гражданско-правового договора, руководствуйтесь главами и Гражданского кодекса РФ, а не Трудового кодекса РФ. Поэтому в текст договора не включайте термины трудового права. Вместо слов «работодатель» и «работник» используйте слова «заказчик» и «исполнитель» или «подрядчик». Слово «зарплата» следует заменить понятием «вознаграждение». Не используйте такие термины, как «рабочее время», «время отдыха», «отпуск» и т. п.

Сравнение трудового и гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг), заключенного с гражданином, см. в .

Как происходит переквалификация гражданско-правового договора в трудовой и какие последствия имеет для работодателя

Отношения, возникающие на основании гражданско-правового договора, могут быть признаны трудовыми при наличии ().

Такое признание может проходить в следующем порядке:

организация, являющая заказчиком по гражданско-правовому договору, на основании письменного заявления физического лица - исполнителя сама признает отношения трудовыми и оформляет трудовой договор в ;

организация, являющая заказчиком по гражданско-правовому договору, на основании предписания госинспектора труда признает отношения трудовыми и оформляет трудовой договор в . Если организация не согласна с предписанием, она может в суде и до принятия судебного решения не проводить никаких действий;

организация, являющая заказчиком по гражданско-правовому договору, на основании решения суда, который признал отношения трудовыми, оформляет трудовой договор в . Обратиться в суд за признанием отношений трудовыми в общем случае может как сам работник, так и трудовая инспекция в случае несогласия организации с предписанием госинспектора.

Если отношения по гражданско-правовому договору уже прекращены, то признать их трудовыми можно только в судебном порядке. Для этого исполнитель по указанному договору может обратиться в суд в порядке и сроки, предусмотренные для рассмотрения индивидуальных трудовых споров.

Если при рассмотрении судом дела о признании отношений трудовыми возникают неустранимые сомнения, то суд их толкует в пользу наличия трудовых отношений.

В случае признания отношений, возникших на основании ГПД, трудовыми, считается, что такие отношения возникли со дня фактического допуска исполнителя к выполнению обязанностей по указанному договору, то есть со дня вступления в силу гражданско-правового договора.

Такой порядок закреплен в Трудового кодекса РФ.

Помимо необходимости заключить с сотрудником трудовой договор и другие сопутствующие документы (приказ о приеме, личную карточку и т. п.) организации придется пересчитать начисленные налоги и взносы, поскольку с выплат по гражданско-правовым договорам организация платит меньше налогов (взносов), чем с вознаграждений по трудовым договорам (, предусматривающей штрафы до 200 000 руб.

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Правовая база:

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО Г. МОСКВЕ

В ст. 23 Налогового кодекса РФ предусмотрено, что налогоплательщики обязаны представлять в налоговый орган по месту учета в установленном порядке налоговые декларации по тем налогам, которые они обязаны уплачивать, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах, а также бухгалтерскую отчетность в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

В п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ и п. 17 Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99), утвержденного Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н, определено, что бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации.

В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации и руководителем специализированной организации, ведущей бухгалтерский учет.

Для организаций достоверность и полнота сведений, указанных в налоговой декларации, подтверждаются подписями руководителя и главного бухгалтера организации или уполномоченного представителя. При этом указываются фамилия, имя, отчество полностью, ИНН (при наличии) и проставляется дата подписания.

Согласно ст. 7 Закона N 129-ФЗ главный бухгалтер (бухгалтер, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Без подписи главного бухгалтера (бухгалтера, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Включение в штат должности главного бухгалтера, его подчиненность руководителю, закрепление за главным бухгалтером ответственности за денежные средства, материальные ценности, финансовые и кредитные обязательства организации возможны только при трудовых отношениях между организацией и работником в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Согласно ТК РФ трудовые отношения основываются на соглашении между работником (физическим лицом) и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего распорядка при обеспечении работодателем условий труда и социальных гарантий (оплата больничных листов, пособий), предусмотренных трудовым законодательством, коллективным и (или) трудовым договором.

В ст. 59 ТК РФ установлено, что с главным бухгалтером все организации вправе заключать срочный трудовой договор продолжительностью до пяти лет. Малым предприятиям разрешено подписывать трудовые договоры на неопределенный срок со своими работниками.

Условия договора возмездного оказания услуг как гражданско-правового договора регламентируются Гражданским кодексом Российской Федерации. Согласно ГК РФ граждане, работающие в организации на основании гражданско-правового договора, не относятся к ее штатному персоналу, не обязаны подчиняться руководителю и правилам внутреннего трудового распорядка организации. Они самостоятельно организуют свой труд, выполняя работу или оказывая услуги на свой риск, и не имеют социальной защищенности.

Таким образом, главный бухгалтер организации должен являться штатным работником, подчиняющимся в своей деятельности трудовому законодательству Российской Федерации. Физические лица, не являющиеся штатными сотрудниками организации, могут привлекаться к выполнению отдельных работ по бухгалтерскому учету организации на основании гражданско-правовых договоров.

Следовательно, главный бухгалтер должен состоять с организацией в договорных отношениях с правом подписи необходимых документов и ему должна начисляться заработная плата.

Заместитель

руководителя Управления

советник государственной

гражданской службы РФ

А.Н.ЧУГУНОВА

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Запретные документы в кадровой службе
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Право второй подписи главного бухгалтера — достаточно ли для его предоставления желания руководителя или потребуется выполнить и другие условия? Узнайте об этом из нашей статьи.

Право второй подписи главбуха — что это такое

Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.

В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:

• составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
• оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.

Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:

• ;
• .

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

• отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
• право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

• из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
• в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

С разнообразными видами доверенностей знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• ;
• .

Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха

Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.

Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.

Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.

Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:

• время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
• период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
• проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.

Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).

Итоги

Право второй подписи главного бухгалтера закрепляется в приказе или доверенности. Эти же документы используются, если при отсутствии главбуха право второй подписи необходимо делегировать другому сотруднику.

5 Сентября, 2012

Бухгалтерские Вести, №33

Делегирование полномочий по подписанию документов в отсутствие руководителя на месте - очень важный инструмент для улучшения и оптимизации рабочего процесса. Главным в этом является правильное оформление документов на передачу права подписи.

Далия Демина

Юрист Интеркомп

Подпись – это собственноручная роспись должностного лица или иного уполномоченного лица организации, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа. Подпись является обязательным реквизитом документа.

Рассмотрим более подробно передоверие полномочий по подписанию документов от имени юридического лица. Руководители организаций не всегда могут быть на месте и подписать документы, часто бывают в разъездах, командировках. Поэтому, нередко полномочия по подписанию документов делегируются другим сотрудникам, иным лицам.

В соответствии с Приказом Министерства Финансов Российской Федерации № 34н от 29.07.1998 года, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем юридического лица и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель юридического лица и по согласованию с главным бухгалтером.

Оформление права подписи приказом

Право подписи документов на иных уполномоченных лиц оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности, в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате юридического лица. Так как приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации. В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя. Доверенность же предполагает передачу права подписи документов лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями. Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только генеральным директором или учредителями данного юридического лица.

В соответствии с п.п. 7.5, 7.6 Инструкции Центрального Банка России № 28-И от 14.09.2006 года, на финансовых документах право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 данной Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта юридического лица. Право подписи на документах руководитель организации может передать и другим лицам на основании соответствующего приказа или доверенности, выданной в законодательно установленном порядке. Как указано в Письме Центрального Банка Российской Федерации № 31-1-6/1244 от 14.06.2007 года, доверенность, должностная инструкция, а также приказ о назначении на должность будут надлежащими документами для подтверждения права первой или второй подписи только в том случае, если в них непосредственно указано, что данному лицу предоставлено право первой или второй подписи.

В случае если из представленных в целях подтверждения полномочий документов непосредственно не следует, что сотрудник наделен правом первой или второй подписи, однако наличие этого права является следствием занятия им определенной должности, должен быть представлен соответствующий документ (например, должностная инструкция), подтверждающий наличие у данного сотрудника права подписи. В ином случае необходимо наличие приказа (распоряжения) юридического лица, содержащего указание о наделении сотрудника правом первой или второй подписи либо соответствующей доверенности.

Право подписи может быть предоставлено как штатным сотрудникам, так и третьим лицам. Вместе с тем правом первой подписи не может быть наделен главный бухгалтер или другие лица, имеющие право второй подписи. Также не допускается наделение одного лица одновременно правом первой и второй подписи (в соответствии с п. 7.9 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).

В отсутствие в штате организации должности главного бухгалтера, его обязанности по ведению бухгалтерского учета с предоставлением права подписи на финансовых документах могут быть возложены на генерального директора. Возложение таких обязанностей оформляется соответствующим приказом.

В этом случае на финансовых документах, предоставляемых в банк, в банковской карточке с образцами подписей проставляется собственноручная подпись генерального директора, а в поле «вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (в соответствии с п. 7.10 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).

В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.

Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи).

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Оформление права подписи доверенностью

В соответствии с п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Адресуется лицам, перед которыми представитель будет представлять интересы юридического лица. Доверенность представляет одностороннюю сделку, может быть выдана на имя одного или нескольких лиц.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 186 Гражданского Кодекса Российской Федерации).

Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 Гражданского Кодекса Российской Федерации (за исключением отдельных случаев). Срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

В соответствии со статьей 53 Гражданского Процессуального Кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного на это ее учредительными документами лица, скрепленной печатью этого юридического лица.

Доверенность – это письменный документ, для признания действительным которого необходимо соблюдение ряда обязательных реквизитов:

• Наименование документа - «Доверенность»;
• Регистрационный номер - указывается порядковый номер, обычно в организация ведется реестр выдаваемых исходящих документов;
• Место совершения доверенности - указывается населенный пункт, где выдана доверенность;
• Дата совершения доверенности (указывается обязательно в силу ст. 186 Гражданского Кодекса Российской Федерации). Если в доверенности отсутствует этот реквизит, то она изначально не будет иметь юридическую силу - станет ничтожной. Принято указывать дату совершения доверенности полностью словами (число, месяц, год), а не цифрами;
• Текст доверенности – указываются данные организации (наименование, юридический адрес, ИНН), фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес регистрации доверенного лица, объем полномочий, срок действия (если не указан, то срок действия считается 1 год с даты выдачи доверенности);
• Подпись руководителя;
• Печать юридического лица.

Если доверенность составляется на нескольких листах, ее следует прошить, а листы пронумеровать; на сшивке проставляется подпись лица, уполномоченного подписывать доверенности от имени организации, и проставляется оттиск печати.

В статье использованы документы:

• Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». В ред. от 24.12.10.
• Инструкция Банка России от 14.09.06 №28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)». В ред. от 25.11.09.
• Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.94 №51-ФЗ. В ред. от 06.12.11, с изм. от 27.06.12.

А утсорсинг бухгалтерских услуг приобретает все большую популярность. В связи с этим у компаний возникает вопрос: как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается сторонней организации? При этом ведь надо наделить сотрудника, который не входит в штат компании-заказчика, правом второй подписи в организации. О том, как это сделать, журнал «Налоговый учет для бухгалтера» поговорил с ведущими экспертами отрасли.

Юлия Тарасова, юрист корпоративного департамента LEVINE Bridge law firm

Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации - довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо - представитель аутсорсинговой компании.

Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (вследствие подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания налоговыми органами необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, в соответствии с п. 4 ст. 108 НК РФ в случае привлечения организации к ответственности ее должностные лица при наличии необходимых оснований не освобождаются от административной, уголовной и иной ответственности за допущенные нарушения. Поэтому должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечен по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в размере от 5000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет).

Поскольку гражданское и трудовое законодательство специальных норм об аутсорсинге не содержит, к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. Согласно положениям п. 1, 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ, правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым).

Таким образом, чтобы подписант от сторонней организации стал уполномоченным для большинства случаев, необходимо в договоре об оказании услуг по бухгалтерскому учету четко прописать:

1. чьи полномочия передаются сторонней организации (в нашем случае - главного бухгалтера);
2. какое физическое лицо - представитель сторонней организации - вправе подписывать документы за главного бухгалтера (Ф.И.О., паспортные данные, должность в сторонней организации);
3. право на подписание каких конкретно документов передано по договору уполномоченному лицу сторонней организации (перечислить все необходимые документы).

Прописав в договоре эти аспекты, в дальнейшем при подписании документов уполномоченным лицом в реквизите подписи достаточно указать «Главный бухгалтер (согласно договору от _____ № __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету.

Вместе с тем существуют исключения, распространяющиеся на налоговые отношения, а также отношения, связанные с начислением и уплатой страховых взносов. Так, для подписания документов за главного бухгалтера в этих сферах подписанту от сторонней организации будет необходимо дополнительно оформить доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ (исходя из п. 3 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 17 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденного приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, и п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

В этом случае должность в реквизите подписи на документах будет выглядеть следующим образом: «Главный бухгалтер (по доверенности от ______ № __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты выданной от организации-заказчика услуг доверенности.

Отдельно стоит обратить внимание читателей на случаи неправильного употребления реквизитов подписи главного бухгалтера при передаче его полномочий сторонней организации: так, использование словосочетаний «и.о. главного бухгалтера», «врио главного бухгалтера», «за главного бухгалтера» не является оправданным с точки зрения действующего законодательства. Дело в том, что нормы законов не содержат таких понятий, а в общепринятом значении они связываются лишь с временной передачей полномочий одного сотрудника другому внутри организации (на случай больничных, отпусков, внутреннего совместительства и т.п.).

Таким образом, порядок наделения полномочиями подписания документов за главного бухгалтера представителя аутсорсинговой компании зависит от категории того или иного подписываемого документа (документы по кадровому учету; документы, связанные с налоговыми обязательствами; документы по начислению и уплате страховых взносов и т.д.).

Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса «Контур.Бухгалтерия» компании СКБ Контур

В настоящее время аутсорсинг весьма распространен в деловой среде. В основном потому, что такая форма получения услуг помогает организации существенно сэкономить на расходах на оплату труда специалиста, который требуется в компанию периодически или на неполный рабочий день. Причем одним из наиболее распространенных можно назвать бухгалтерский аутсорсинг. На рынке существует большое количество предложений от бухгалтерских фирм, которые предлагают свою помощь в ведении учета и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности.

Поскольку бухгалтерию компании ведет аутсорсинговая компания, у директора могут возникнуть вопросы: кто должен подписывать отчетность, ставить подпись на документах в графе «главный бухгалтер»? И прочие.

Рассмотрим эту ситуацию. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) сказано, что ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на руководителя. При этом он может привлечь к ведению учета сотрудника или организацию, а также вести учет лично (ст. 7 Закона о бухучете).

Возложить обязанности главного бухгалтера можно на обслуживающую организацию, однако это в обязательном порядке должно быть прописано в договоре между обслуживаемой компанией и аутсорсинговой фирмой. Причем последние иногда предоставляют услугу «главный бухгалтер» за дополнительную плату.

Итак, какие документы и кто сможет подписывать? В ст. 26 НК РФ указано, что налогоплательщик (организация-заказчик) в отношениях с налоговой инспекцией может действовать через уполномоченного представителя. Такой представитель осуществляет свои полномочия на основании доверенности, которая выдается в соответствии с требованиями гражданского законодательства (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).

Уполномоченное лицо аутсорсинговой компании может подписывать налоговую декларацию обслуживаемой организации, подтверждая полноту и достоверность указанных в ней сведений (п. 5 ст. 80 НК РФ). При этом к налоговой отчетности обязательно прилагается копия доверенности, подтверждающая полномочия представителя на подпись этого отчетного документа.

Что касается бухгалтерской отчетности, то ее подписание руководитель организации также может поручить на основании доверенности уполномоченной бухгалтерии. Подобный вопрос был рассмотрен в письме ФНС России от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569@. В нем налоговики сослались на письмо Минфина России от 30.04.2013 № 07-01-10/15212, в котором финансисты указали, что в Законе о бухучете не содержится положений, ограничивающих право руководителя экономического субъекта передавать свои полномочия по подписанию бухгалтерской (финансовой) отчетности иному лицу на основании доверенности.

Теперь остановимся подробнее, как должен выглядеть реквизит подписи на документах, представляемых контролирующим органам. Если директор компании перепоручает по доверенности подготовку и сдачу отчетности директору бухгалтерской фирмы, то заверяющая подпись на отчете проставляется уже в специальном разделе, отведенном для подписи уполномоченного представителя с указанием реквизитов документа, дающего право подписи: даты и номера доверенности. Обращаем особое внимание, что в случае подписания отчетности уполномоченным представителем, обязательным в качестве приложения к такому отчету является доверенность. В случае отправки отчета по телекоммуникационным каналам связи, скан доверенности также прилагается в подписываемый и передаваемый для налоговой инспекции пакет документов.

Если доверенность не приложите, то налоговики могут отказать в приеме документов, поскольку право действовать без доверенности от имени организации есть только у исполнительного органа компании - руководителя.

Что касается подписи главного бухгалтера на первичных документах, то это также должно быть оговорено в договоре с аутсорсинговой компанией.

Нередко возникает вопрос, как лучше проставить саму подпись на первичном документе «по доверенности» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера». Обратите внимание: если право подписи было получено по доверенности, то и формулировка должна быть соответствующей.

Подпись в виде «исполняющий обязанности» может быть поставлена, лишь если человек действительно выполняет должностные обязанности временно отсутствующего сотрудника. Когда же такая должность, как «главный бухгалтер», в штате компании отсутствует, то как можно временно исполнять обязанности по ней (см. ст. 60.2 ТК РФ, п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства», утвержденных постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 820/39)?

В заключение добавим: чтобы документ имел юридическую силу, его нужно не только верно составить, но и подписание должно быть осуществлено уполномоченным на это в соответствии с законодательством лицом.

Дмитрий Коваленко, директор департамента бухгалтерских услуг BDO Unicon Outsourcing

Как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается на аутсорсинг? Ответ на этот вопрос звучит просто: не оформлять вовсе. Закон требует подписи главного бухгалтера только в очень ограниченном перечне документов. А на практике вместо главного бухгалтера такие документы подписывают на основании доверенности от генерального директора уполномоченные представители.

Годовая и квартальная финансовая отчетность, налоговая отчетность не требуют подписи главного бухгалтера. Баланс подписывает руководитель компании. Большую часть финансовых документов на сегодняшний день подписывает либо руководитель компании, либо уполномоченное на подписание конкретного документа лицо. То есть поставить, например, на счете-фактуре подпись может любой сотрудник предприятия, так же как и специалист аутсорсинговой компании, имеющий доверенность от директора.

По факту для руководителя это означает, что он один несет на себе всю ответственность за действия компании и все риски ложатся именно на него. И это одна из причин, по которой многие руководители организаций предпочитают передавать бухгалтерское обслуживание на аутсорсинг. В таком виде директор может управлять рисками, а в качестве основного инструмента управления выступает договор с провайдером. Директорам компаний важно иметь возможность обратиться к независимому эксперту, который не заинтересован в искажении финансовой информации и отвечает за корректность своих действий своим добрым именем, а зачастую и деньгами.

Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Действительно, сотрудник компании-аутсорсера должен быть наделен соответствующими полномочиями. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководитель организации - экономического субъекта возлагает на главного бухгалтера, бухгалтера или иного счетного работника ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета организации. Кстати, функции счетного работника может выполнять и сам руководитель. Такая ответственность возлагается приказом по основной деятельности. Права подписания соответствующих документов возникают с даты возложения подобных обязанностей.

Ведение бухгалтерского и налогового учета на условиях аутсорсинга передается сторонней компании на основании договора. Одним из его условий является точное указание должности, фамилии, имени и отчества основного сотрудника компании-аутсорсера, который будет вами заниматься (а в случае его временного отсутствия - замещающего его лица). Приказом по основной деятельности руководитель организации возлагает на него функции ведения бухгалтерского и налогового учета с предоставлением права подписания соответствующих первичных учетных, отчетных и бухгалтерских документов. В качестве основания в приказе указываются дата и номер договора об оказании услуг с компанией-аутсорсером.

ФОНД «НАЦИОНАЛЬНЫЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ

РЕГУЛЯТОР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

«БУХГАЛТЕРСКИЙ МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ ЦЕНТР»

(ФОНД «НРБУ «БМЦ»)

Разработана

Некоммерческой организацией

ФОНД «НРБУ «БМЦ»

РЕКОМЕНДАЦИЯ Р-33/2013-КпР
«ПОДПИСЬ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА НА ДОКУМЕНТАХ»

ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ

4. Таким образом, рассматриваемые нормы с 1 января 2013 года не подлежат применению.

5. Вместе с тем после 31 декабря 2012 г. порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами в соответствии и на основании законодательства Российской Федерации. В частности, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П.